Capítulo I - De la gestión económica

El miembro de la junta directiva que solicite una dotación se encargará de autorizar cualesquiera gastos realizados contra los fondos previstos en ella, y deberá presentar a la junta todos los documentos justificativos de dichos gastos. Si lo considera oportuno, la junta podrá censurar a posteriori el uso dado a los fondos en cuestión, en cuyo caso quedará a su discreción el nombramiento de otra persona responsable de la administración de dichas partidas.

En el caso de que la junta asigne una dotación económica a una comisión, será responsable de gestionarla el miembro de la junta que la presida, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo anterior. Si la presidieran varias personas, todas ellas compartirán la citada responsabilidad.

Será necesaria la aprobación mediante acuerdo de la Junta Directiva de Asetrad o, en su caso, de la Asamblea, antes de aceptar o proponer la participación de cualquier persona en cualquier acto o ante cualquier organismo en nombre de Asetrad. Para solicitar esta aprobación se puede escribir a presidencia@asetrad.org o a secretaria@asetrad.org, exponiendo los detalles de la propuesta. La Junta Directiva podrá aprobar esta participación mediante sondeo.

La Asociación se hará cargo de los gastos en los que efectivamente se incurra cuando se actúe en su representación. En estos gastos se incluye el desplazamiento, el alojamiento, la manutención y una asignación de menor cuantía para hacer frente a pequeños gastos de difícil justificación.

En general, los gastos se reembolsarán a posteriori, previa presentación de factura y justificantes de costes debidamente configurados, con mención expresa de cualesquiera impuestos gravables. El Tesorero será responsable de revisar todos los documentos justificativos antes de abonarlos, y rendirá cuentas ante la Junta Directiva.

En el caso de gastos de una cuantía que exija el pago por adelantado, se presentará a la Junta la debida justificación razonada, que deberá incluir el cálculo preciso y documentado de tales gastos. Si el presupuesto calculado para el viaje supera los 500 euros y el gasto ha sido ya aprobado por la Junta, se podrá adelantar al representante de Asetrad hasta un 75 % de dicho presupuesto para la compra de billetes. La persona que represente a Asetrad queda, en todo caso, obligada a presentar la factura o copia de los billetes; en caso de que no presente ningún justificante, deberá devolver el dinero adelantado.

El incumplimiento de cualquiera de estas normas provisionales eximirá a la Asociación del abono de los gastos correspondientes.

Los desplazamientos formarán parte de las asignaciones para actividades y comisiones, con el mismo trámite que los otros tipos de gastos.

Siempre se procurará buscar la opción más económica disponible en función del tiempo de viaje y la disponibilidad horaria del socio.

Los billetes serán siempre de precio equivalente a la clase turista o más económicos (se podrán adquirir billetes en clases superiores siempre que, con el descuento aplicado, resulten de precio equivalente o más baratos que la opción en clase turista).

Salvo la excepción indicada en el apartado anterior para gastos de desplazamiento elevados (superiores a 500 euros), el representante deberá adquirir los billetes y Asetrad (Tesorería) le abonará el precio de los mismos antes o después del viaje y previa presentación de la factura o de una copia de los billetes.

Para los desplazamientos en coche, se calculará la distancia desde el domicilio del socio hasta el lugar de destino. El kilómetro se paga a 0,19 €.

En el caso de que un socio salga de o vuelva a un lugar diferente de su domicilio, Asetrad calculará el precio del viaje en coche desde su domicilio hasta el lugar del evento o reunión y le abonará, como máximo, esa cantidad. Si se desea proceder de otro modo, deberá estar justificado y aprobado previamente por la Junta Directiva.

Asetrad abonará los gastos en concepto de alojamiento de las personas que se desplacen para actuar en representación de la asociación. Se abonarán las noches mínimas necesarias para poder llegar y volver con tiempo.

La persona que represente a Asetrad se encargará de organizar su alojamiento; podrá optar por la modalidad de hotel o por otras modalidades de alojamiento, siempre que sean de precio similar y que cuenten con factura legal.

Si el alojamiento se realiza en hotel, se buscarán hoteles de 3 o 4 estrellas (o categoría similar), con unas condiciones adecuadas y sin lujos innecesarios, en modalidad de habitación individual con opción de alojamiento y desayuno. Si el socio prefiere una habitación doble abonará la diferencia de precio.

En otros tipos de alojamiento, se podrá elegir cualquier modalidad siempre que sea de precio y condiciones equivalentes a las indicadas para el hotel.

Se buscarán alojamientos situados a una distancia razonable del lugar en el que tenga lugar la reunión o el evento correspondiente.

Se procurará seleccionar los alojamientos con un precio más económico que cumplan los requisitos anteriores y unos criterios de calidad adecuados. No se pueden elegir alojamientos con un precio superior a la media del lugar salvo que esté debidamente justificado y aprobado con antelación.

Si el socio decide alojarse más tiempo del estipulado para la tarea encomendada, podrá gestionar con la misma reserva la prolongación de la estancia. No obstante, deberá asumir los gastos correspondientes y solicitar una factura aparte a su nombre por las noches adicionales.

Se abonarán gastos por manutención a los miembros de la Junta Directiva y a los socios que actúen como representantes de Asetrad en tanto la persona esté desplazada de su lugar de origen el tiempo mínimo necesario para participar en el evento. Por norma general, se estipula un máximo de 20 € en concepto de gastos para comidas o para cenas y un máximo de 5 € en concepto de gastos para desayuno si este no está incluido en el precio del alojamiento. Esta cantidad se revisará cada cinco años en función de las cifras de IPC e inflación. En todo caso, los socios procurarán adaptarse a los precios medios del lugar en el que se encuentren. En caso de gastos superiores, deberá estar debidamente justificado y aprobado previamente por la Junta Directiva.

Estos máximos se podrán aplicar tanto al gasto en restaurantes como a la compra en un establecimiento de alimentación.

El socio deberá pagar los gastos en concepto de manutención y presentar posteriormente a tesorería las facturas o los justificantes correspondientes para su abono.

En caso de que se solicite al representante de Asetrad que como tal participe en alguna comida o cena oficial (cena de celebración de un congreso, por ejemplo) no se aplicará el máximo de 20 €.

El nivel de vida es diferente en cada país, por lo que es necesaria una adaptación de las cantidades asignadas en concepto de gasto máximo de manutención según el destino al que se deba desplazar la persona que represente a Asetrad. Para definir cuál será el importe que se fije en cada caso, se utilizará como referencia la tabla incluida en el Anexo III del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio (BOE-A-2002-10337). Concretamente, de esta tabla se utilizará la columna «Por manutención», y el valor asignado en cada país al Grupo 3.

En la tabla del Anexo II de dicho documento se indican las dietas por manutención para el territorio nacional. Puesto que esta dieta es mayor que el gasto máximo asignado en Asetrad para el mismo concepto, los valores correspondientes del Anexo III no se utilizarán como tales, sino como referencia para mantener la misma ratio. Así, dado que en este documento la dieta asignada a España para manutención del grupo 3 es de 28,21 euros y la dieta asignada a Alemania es de 56,50 euros (el doble), la cantidad que se asignará en Asetrad en concepto de máximo de gasto de manutención en caso de desplazamiento a Alemania será de 40 euros, ya que se utiliza la ratio, 2:1, y no el valor exacto. La cantidad resultante se redondeará a una cifra sin decimales.

Para facilitar el cálculo de los gastos de manutención, en el sitio web de Asetrad existe una tabla donde se refleja la cantidad máxima asignada por este concepto a cada país.

La asignación de menor cuantía para hacer frente a pequeños gastos de difícil justificación se fija en 5 euros diarios.

En caso de que la labor de un socio como representante de Asetrad implique el pago de una inscripción a un evento, Asetrad se ocupará de gestionar y pagar dicha inscripción.

Asimismo, Asetrad asumirá el coste de cualquier actividad paralela a un evento a la que se considere necesario que acuda el representante de la Asociación.

Estos gastos deberán estar siempre debidamente justificados y aprobados previamente por la Junta Directiva.

Si el socio que acude como representante de Asetrad a un evento desea inscribirse a título personal a este o a alguna actividad paralela de pago que Asetrad no considera necesarios para su labor como representante, la Asociación no se hará cargo de la gestión ni asumirá el pago de dichas inscripciones.

Excepcionalmente, se pagará el gasto de comida de ponentes que participen en actividades organizadas por Asetrad siempre que dicha comida tenga lugar dentro de una jornada completa y que sea una comida en la que participan los demás asistentes. Así, por ejemplo, se pagará la comida de los ponentes en una actividad de formación de día completo pero no se pagará comida ni cena en caso de actividades de formación que ocupen media jornada.

Asimismo, se permitirá a los ponentes que asistan a título profesional a las demás ponencias del mismo evento de formación de forma gratuita.